Anleitung Posteingang

Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Es sind dedizierte Leute damit beauftragt, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem Schlüsselkasten bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.

1. Briefe öffnen
   1. Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?)
      1. Ja: nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 3 legen
      2. Nein: einscannen
2. Einscannen
   1. am Drucker: SCAN → Shared Folder → Select Profile → filebase
   2. PDF Datei landet auf der Filebase unter „pub/99_scanner“
3. Umbenennen
   1. $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
4. Paperless!
   1. Datei in Paperless hochladen, Dokumententyp, Tags und vorallem das korrekte Datum einstellen.
5. Melden!
   1. mail an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
   2. Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. „Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n …) dann Email/Hinweis direkt an die Person

Wenn der Posteingang gescannt in Paperless liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.

• Verträge: Vorstand+derjenige der es initiiert hat
• Rechnungen: Kassenwart
• Finanzamt: Kassenwart