• Wie wird mit Papier im Briefkasten Umgegangen?
• Wie Schreiben wir Dokumente die offiziell vom Verein ↓ kommen?
• Wie Schreiben wir Rechnungen?
• Wie werden Verträge bearbeitet?
• Wie geht eine Jahreshauptversammlung ↓?

• Man nehme unseren Briefbogen
• Man schreibe den entsprechenden Text rein
• Dokument in der Chaoscloud in „/verein/$jahr“ ablegen mit Namen „YYYY-MM-DD_$zusammenfassung.odt“
• Vor dem Versenden sollte man evtl mit dem Vorstand klären ob dieser Unterschreiben muss, oder man das selber kann (i.V.)
  • bei Verträgen muss der Vorstand das tun
• Nachdem das unterschrieben ist, muss das Dokument gescannt neben das odt als „.pdf“ liegen
• Verschicken.
• Profit & Mate trinken

• Wir können Rechnungen an andere Leute/Firmen stellen
• Wir dürfen keine MwSt darin aufführen („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)
• Rechnungen werden mit dem Programm „Fakturama“ erstellt.
• Fakturama ist in der Kassenwart-VM installiert
• Rechnungen werden vom Kassenwart erzeugt
• fertige, abgeschickte Rechnungen werden in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/geschriebene_rechnungen“ als PDF abgelegt.
• Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden.

• Wenn für eine Aktion ein Vertrag benötigt wird, muss der korrekt adressiert und unterschrieben sein
  • Beispiele: Zusammenarbeit mit anderen Firmen, Workshops, Kinder-Repaircafe
• Als Vertragspartner im Vertrag darf niemals ein Vorstand mit Namen drin stehen, stattdessen:
  • Chaostreff Dortmund e.V. vertreten durch den Vorstand, Braunschweiger……
• Der unterschriebene Vertrag muss in die Chaoscloud unter „/verein/$jahr/YYYY-MM-DD_vertrag_$partner_zweck.pdf“ abgelegt werden.
• Wenn die Vorlage von uns stammt, auch das ODT neben das PDF legen.

• Wir machen unsere JHV immer im Januar.
• Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Januar zur Auswahl)
• Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)
• Somit wird das Doodle Anfang/Mitte November erstellt und an discuss@ geschickt
• Die Einladung wird aus der Vorlage erstellt
  • Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, Frist für Vorschläge eintragen
  • Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!
• Einladung als ODT in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt“ speichern
  • Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Dez 2017 verschickt: einsortieren in 2017/ Ordner.
  • Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Jan 2018 verschickt: einsortieren in 2018/ Ordner.
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
• Die Einladung muss vom Kassenwart an alle Mitglieder per Post verschickt werden. (TODO: Serienbrief o.Ä. anlegen)
• Es wird 1 Woche vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops per Email verschickt.
• Dazu die $yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt als $yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1)_final.odt speichern und Tops einpflegen.
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1)_final.pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren

Hinweis: $jahr meint hier das Jahr in dem die Einladung raus geht (für JHV2018 wäre das also 2017 wenn im Dez. verschickt und 2018 wenn im Januar verschickt) und $jahr+1 meint dann das Jahr der JHV (somit dann 2018)

• Anwesenheitsliste aus Vorlage erstellen:
  • $DATUM anpassen, Liste unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr(+1).odt“ in Chaoscloud abspeichern und ausdrucken.
  • Man kann hier auch schon vorher die Namen eintragen wenn Leute entsprechend früh da sind. Der Rest trägt sich händisch nach.
  • Liste von allen anwesenden ausfüllen und unterschreiben lassen.
• Protokollant wählen
• Beginn (Uhrzeit) der Versammlung notieren
• Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu
• Protokoll wird direkt in dieser Vorlage getippt (nicht im Wiki, nicht in einem Pad!)
  • Die Vorlage enthält Variablen und Eingabefelder sodass Dinge wie Vorstände, Datum und co nicht mehrfach angepasst werden müssen.
  • Beim ersten Öffnen der Vorlage poppt ein Fenster zur Eingabe der Variablen auf. Du kannst hier schon mal Werte eintragen die du weisst. Den Rest kannst du im verlauf des Textes an den Eingabefeldern nachtragen. Oder du drückst am Ende noch mal Strg+Umsch+F9 um alle Variablen nochmal abzuarbeiten.
• Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen
• Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)
• Ständige (nötige offizielle Tops):
  • Begrüssung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten
  • Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit
  • Bericht des Vorstandes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Vorstandes
  • Bericht des Kassenwartes
  • Empfehlung der Kassenprüfer bzgl. der Entlastung des Kassenwartes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Kassenwartes
  • Neuwahl des Vorstandes
    • Vorschläge für 1. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für 2. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für Kassenwart sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
  • Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur Leute wählen die voraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)
• Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung
• Versammlung schliessen und Uhrzeit aufschreiben
• Protokoll:
  • in die Chaoscloud legen unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.odt“ und 2xausdrucken (1x Notar, 1x cloud)
  • von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen
  • unterschreibt auch
  • Unterschriebenes Protokoll muss dann in die Chaoscloud „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.pdf“ als PDF
  • original unterschriebene in den Posteingang zum Abheften bzw für Notar
• Anwesenheitsliste:
  • Scannen und unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr.pdf“ in Chaoscloud abspeichern.
  • Liste in den Posteingang legen zum abheften neben dem Protokoll
• Falls sich Vorstände geändert haben oder die Satzung geändert wurde:
  • Die neuen Vorstandsmitglieder lassen sich beim Notar ins Vereinsregister eintragen. Die Kanzlei RA Vogel & Zapp Westenhellweg 68, 44137 Dortmund kennt unseren Verein.
    • Protokoll (unterschrieben) mitnehmen
    • ggf. auf Satzungsaenderungen hinweisen und Satzung natürlich mitnehmen.
• Mate trinken

Eine Satzungsänderung muss durch den nach der alten Satzung gewählten Vorstand erfolgen. Notfalls ist ein sog. Notvorstand (§ 29 BGB) zu bestellen. Daher ist die Reihenfolge der Tagesordnung wichtig. Die Satzungsänderung muss vor der Neuwahl passieren.

Eine Vorstandsänderung muss durch den neuen Vorstand angemeldet werden. (Neuer Vorstand geht zum Notar, Neuer Vorstand unterschreibt Protokoll)