Nach letztem Kenntnisstand ist das Plenum/der TopicTreff weder ein satzungsgemäßes Organ, noch hat seine Entscheidung irgendeine bindende Wirkung. Falls wir dort etwas zu Finanzen beschließen, muss der Vorstand dies in einer eigenen Sitzung anschließend erst noch absegnen. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten, hier weiter vorzugehen:
Variante 1: Es bleibt, wie es ist. Vorstand beschließt faktisch die finanziellen Entscheidungen des Plenum nach. Rechtlich bindende Wirkungen gibt es nicht. Ohne Vorstandssitzung keine relevanten (!) Entscheidungen für den Treff.
Variante 2: Offene Vorstandssitzung = Plenum. Das Plenum/TT wird faktisch abgeschafft, stattdessen findet zu den bisherigen Zeiten immer ein offene Vorstandssitzung statt, in der alle Mitglieder (und auch Chaoten) ihre Meinung direkt beisteuern können und der satzungsgemäße Vorstand die Entscheidungen vor allen noch fällt. Nachteil: Alle personenbezogenen Informationen (xy zahlt nicht, zy wurde ausgeschlossen, etc.) dürfen eigentlich nicht in offener Runde besprochen werden und müssten zu einem anderen Zeitpunkt (typischerweise anschließend) in einer „nichtöffentlichen Sitzung“ vom Vorstand beschlossen werden.
Variante 3: Alle (!) Vereinsmitglieder werden spätestens auf jeder Jahresmitgliederversammlung zu Beisitzern gewählt. (Geht nur, wenn die Vereinsmitglieder ihren Willen hierzu jeweils bekundet haben, falls sie selbst nicht anwesend sind). Das Plenum/TT wird durch eine „reguläre“ Vorstandssitzung ersetzt, welche weitere Gäste (und Chaoten, die Nicht-Vereinsmitglieder sind) offen steht. Für den nichtöffentlichen Teil sind wie bei Variante 2 diese Gäste auszuschließen. Vorteil: Alle (!) Belange des Vereins stehen jedem Vereinsmitglied zur Verfügung, zudem ist jeder stimmberechtigt, aber nicht vertretungsberechtigt. Beisitzer müssen nicht in das Vereinsregister aufgenommen werden. Eine rechtliche Obergrenze für die Anzahl von Beisitzern existiert nicht.
Variante 4: Das Plenum/TT wird - neben der JMV - als höchstes Beschlussfassendes Gremium festgeschrieben. Nachteil: Es müsste jedes mal eine korrekte Einladung erfolgen (dies kann auch automatisiert per EMail, z.B. 2 Tage vorher passieren mit Copy-Pasta aus dem Wiki). In der Satzung kann man den TopicTreff dann so ausgestalten, dass der Vorstand den Entscheidungen des Gremiums folgen muss. (Will er das nicht, müsste er zurücktreten mit anschließender Neuwahl.) Klingt für eine Satzung etwa so: „Der TopicTreff ist die ständige Vertretung der JahresMitgliederVersammlung. Er nimmt zu allen Fragen grundsätzlicher und organisatorischer Art Stellung. Die Beschlüsse sind verbindlich, wenn sie nicht von einer JahresMitgliederVersammlung aufgehoben oder geändert werden.“ (Wer hierzu was suchen will, das entspricht dem „Hauptausschuss“ anderer Vereine oder Parteien).