Anleitung Posteingang

Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Alle Chaoten/innen sind dazu aufgefordert, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem Schlüsselkasten bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.

1. Briefe öffnen
2. Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?) Dann nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 2 legen
3. Einscannen und als PDF speichern
4. PDF Datei so nennen: $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
5. Da das NextCloud Plugin Nextant noch nicht so weit ist:
   1. ocrmypdf auf dem PDF machen um einen Textlayer mit dem OCR des Pdfs in der Datei zu erzeugen (für die Volltextsuche)
6. Datei in die Chaoscloud ins Verzeichnis „/verein/posteingang_scan“ legen
7. Email an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
8. Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. „Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n …) dann Email/Hinweis direkt an die Person

Wenn der Posteingang gescannt in der Chaoscloud liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.

• Verträge: Vorstand+derjenige wer es initiiert hat
• Rechnungen: Kassenwart
• Finanzamt: Kassenwart
• … (hier weitere Sachen einfügen bitte)

Wenn ein Dokument bearbeitet wurde (z.B. Vertrag unterschrieben + Verschickt, Rechnung erfasst und bezahlt), dann muss die PDF Datei aus dem “/verein/posteingan_scan„ Ordner in den entsprechenden Jahresordner (z.B. “/verein/2017/„) verschoben werden. Wenn das Dokument persönliche Daten (wie Name+Anschrift) enthält, muss es nach “/verein-vorstand-only-datenschutzwegen/$jahr„ verschoben werden. Das müsste dann jemand vom Vorstand machen.